VERKTYG

»

Tipsa en vän

E-postadress att skicka till
Ditt namn
Skicka

Tänk er följande scenario: En beställare skickar en offertförfrågan till ett antal leverantörer. När offerterna inkommit inleder beställaren förhandlingar med utvald leverantör för att diskutera leveransen och villkoren för denna. Ofta förs dessa förhandlingar mellan parterna utan att koppla in externa jurister. Sannolikt har inte heller externa jurister varit inblandade i det inledande offertförfarandet. Parterna förhandlar fram de kommersiella villkoren och sedan tar man fram ett avtal som man anser speglar vad man kommit överens om. Många gånger använder man sig av ett tidigare avtal som avsett en liknande leverans och försöker att anpassa detta gamla avtal till den aktuella leveransen. När båda parter är nöjda med avtalet kontaktar man sin externa jurist och ber denna att granska avtalet innan det undertecknas.

Avtalsförslaget skickas därefter till den externa juristen med en instruktion från det kostnadsmedvetna företaget om att det räcker med att ”snabbt läsa igenom avtalet och se om det finns några konstigheter eftersom vi är överens”. Oavsett vilken typ av avtal det rör sig om måste juristen, som professionell rådgivare, ställa relevanta frågor kring leveransen innan man påbörjar sin granskning av avtalet t.ex. Vad ska levereras? På vilket sätt? Ska det ske någon särskild kundspecifik anpassning? Genomförande och omfattning av acceptanstester? Omfattar avtalet även eftermarknad? Efter att ha fått svar från företaget på de frågor som är en förutsättning för en professionell granskning av avtalet kan juristen gå igenom avtalsutkastet.

Speglar avtalet parternas överenskommelse?

Det är inte helt ovanligt att man som jurist vid den första granskningen av avtalsförslaget upptäcker att skrivningarna i avtalet inte alls överensstämmer med den information som man fått från klienten. Ofta saknas relevanta bestämmelser och skrivningar i avtalet och det är även vanligt att avtalet innehåller motstridiga bestämmelser. Hur är detta möjligt när parterna anser sig vara ense om att avtalet stämmer överens med det som ska levereras och villkoren för leveransen? Svaret är att parterna läser in saker i avtalet som egentligen inte är reglerade och att avtalet tolkas subjektivt utifrån parternas personliga föreställning om vad man har kommit överens om. En annan förklaring är att parterna inte fullt ut förstått innehållet i det tidigare avtal som man använt sig av och att villkoren i det gamla avtalet kanske inte ens är tillämpliga vid den typ av leverans som det nu är fråga om. Så länge samarbetet mellan parterna löper friktionsfritt blir det inte heller några konsekvenser av att avtalet egentligen inte överensstämmer med den tänkta överenskommelsen om vad som ska levereras och villkoren för leveransen. Problem uppkommer först när det blir en tvist om leveransen och det som avtalats mellan parterna. Utgångspunkten vid all avtalstolkning är den gemensamma partsavsikten. Om man inte kan avgöra den gemensamma partsavsikten vid avtalets ingående kommer man att tolka avtalet utifrån dess ordalydelse. Det är därför viktigt att avtalet är tydligt och lämnar så lite utrymme för tolkning som möjligt.

När den externa juristen granskat avtalet utifrån den information som denne erhållit från företaget, återkommer juristen till företaget med synpunkter och kommentarer till avtalsutkastet. Tillsammans med de personer hos företaget som förhandlat villkoren för leveransen går juristen igenom avtalet och vanligtvis kommer man överens om att juristen ska göra ändringar i avtalsutkastet och att avtalsutkastet därefter ska skickas till motparten så att denne kan gå igenom avtalsutkastet och föreslagna ändringar tillsammans med sin jurist. Sannolikt har motsvarande övning ägt rum mellan motparten och dennes jurist. När motpartens jurist gått igenom det omarbetade avtalsutkastet kommer parterna överens om att träffas för att förhandla avtalet tillsammans med sina jurister. Trots det kostnadsmedvetna företagets goda intentioner att spara in på kostnaderna för externa konsulter så är man tillbaka på ruta ett. Det bör tilläggas att det första förhandlingsmötet mellan parterna och deras jurister troligtvis äger rum först efter ett flertal utväxlingar av olika versioner av det ursprungliga avtalsförslaget. 

Förutsättningar för en kostnadseffektiv avtalsförhandling

Hur skapar man då förutsättningar för en kostnadseffektiv avtalsförhandling? Jag är övertygad om att antalet timmar som en extern jurist lägger ner från ax till limpa skulle minska avsevärt om juristen fick vara med från början i avtalsprocessen. Ett företag som vill åstadkomma en kostnadseffektiv avtalsförhandling bör agera tvärtemot vad som beskrivits i scenariot ovan. Min erfarenhet är att följden av att juristen kopplas in sent i processen blir att man ofta får börja om från början och att all den tid som parterna själva lagt ner på avtalet många gånger varit förgäves. Företaget glömmer också att den interna tid som medarbetare lägger ned på arbete utanför det egna kompetensområdet också är en kostnad för företaget. Detta medför att den tänkta besparingen uteblir eller i vart fall blir mycket mindre än vad man tror. Dessutom tar det resurser från företagets kärnverksamhet. En annan fördel med att använda jurister tidigt i avtalsprocessen är att man får ett avtal som mycket bättre speglar den tänkta leveransen och partsavsikten samt att tiden från inledande offertförfarande till underskrivet avtal blir betydligt kortare. Desto mer komplicerad leverans, ju större fördelar med att ta med juristerna tidigt i processen.

För att åstadkomma en kostnadseffektiv avtalsförhandling rekommenderar jag beställare och leverantör att koppla in externa jurister senast i samband med de första förhandlingarna efter offertförfarandet. Avtalet skrivs då utifrån de faktiska förutsättningarna för leveransen vilket innebär att avtalet redan från början beskriver det som faktiskt ska levereras och förutsättningarna för den tänkta leveransen. När båda parter gemensamt och tillsammans med respektive jurist skriver avtalet från början till slut minskar även risken för att det uppstår missförstånd och diskussioner kring avtalsinnehåll där parterna egentligen är överens och istället kan avtalsförhandlingarna koncentreras till de avtalsvillkor där beställare och leverantör har motstående legala eller kommersiella intressen. Detta leder i sin tur till en effektivare och smidigare avtalsförhandling med ett bättre resultat för båda parter och gynnsammare förutsättningar för den framtida affärsrelationen.