Bli kund Annonsera
måndag 22 april 2019
Mitt i juridiken
Mitt i juridiken
Läs direkt!
Publicerad: 9 september 2016,

Hur många jurister behöver man?

Det är budgettider världen över och chefsjurister avkrävs budgetar av sina företagsledningar. Den tid då juristavdelningar kunde komma undan med att säga att det inte går att förutsäga en juristavdelnings resursbehov kommer inte igen. Det skriver managementkonsulten Daniel Vamos Fecher i en ny praktikerartikel som handlar om att bemanna en juristavdelning och hur ökad effektivitet uppnås.
Daniel Vamos-Fecher

VERKTYG

»
Skriv ut
»
Tipsa en vän
»
Skriv kommentar

Under lång tid har juristavdelningar ansett att budgetprognoser skulle kunna vara en nyttig övning för andra, men att det knappast var något som den juridiska verksamheten borde underkastas. Man har sagt att det skulle vara otroligt komplicerat, för att inte säga omöjligt, att kunna förutsäga en juristavdelnings resursbehov. Den tiden är förbi och chefsjuristen måste numer förbereda och försvara sin egen budget och sina egna prognoser. Hen lyder dessutom under samma motto som alla andra: ”gör mer med mindre” (eller om vi ska vara generösa, gör mer med oförändrad budget).

De frågor man vill ha svar på är:

- Vilka resurser kräver juristavdelningen idag?

- Hur kan man optimera de resurser som används idag för att kunna göra mer med mindre?

- Vilka resurser kommer den att kräva imorgon om affärsverksamheten utvecklas?

För att kunna mäta en juristavdelnings behov krävs det först och främst att man vet precis vilka arbetsuppgifter som utförs, först därefter kommer frågan om hur utförandet av dessa uppgifter kan optimeras.

Ökad effektivitet uppnås genom en detaljerad analys av arbetet som görs. Analysen bör utföras både utifrån vem som utför uppgiften, samt vilka verktyg det finns för att effektivisera dess utförande.

Vilka resurser behöver din juristavdelning idag?

När en VD frågar sin chefsjurist om exakt hur många jurister som företaget behöver är det ofta svårt för chefsjuristen att ge ett rakt svar, särskilt om VD:n kräver att man ska kunna underbygga svaret med en objektiv analys. Därför är det första steget när man vill optimera sin juristavdelning att kartlägga vad som idag utförs av juristavdelningen.

Konkret gäller det att börja med de stora ansvarsområden en juristavdelning har, från avtalsförhandling till juridisk rådgivning, via det administrativa eller tvisterelaterade arbetet. När man väl har klart för sig inom vilka olika områden juristavdelningen ingriper, måste man ta reda på volymen: hur många distributionsavtal, tvister, uppköp och sammanslagningar förekommer. Sedan bryter man ned varje typ av uppgift i olika ”mikro-uppgifter”. Vi har sett fall där ett distributionsavtal innefattar fler än 70 ”mikro-uppgifter” som exempelvis bokning av telefonmöte och strategimöte med internklient. Därefter gäller det att uppskatta den tid det tar att genomföra ”mikro-uppgiften” i de fall den är enkel, samt den tid det tar att genomföra då den är komplex.

Detta arbetskrävande moment är väl värt mödan då man efteråt vet exakt hur många heltidstjänster det krävs för att utföra arbetet juristavdelningen idag utför. Det ger också chefsjurister möjligheten att göra uppskattningar inför framtiden i samklang med sina internklienters affärsplaner 2-3 år framåt i tiden.

Optimering av resurser

Det är inte förrän man vet exakt vilka uppgifter som utförs som man kan börja reflektera över hur de kan optimeras. För varje uppgift borde man därför ställa sig frågorna: ”Vem utför uppgiften idag och med vilka verktyg?” och ”Vem borde utföra uppgiften imorgon och med vilka verktyg?”

Här nedan är en lista på olika strategier för att säkerställa att uppgifterna utförs så effektivt som möjligt.

Push down – Uppgiften är av en sådan natur att den borde delegeras, antingen till en mindre erfaren jurist, eller till en paralegal/assistent.

Push away – Många uppgifter skulle med rätt verktyg såsom standardavtal, förbestämda tröskelvärden och utbildningar kunna utföras av verksamheten själva. Det handlar om uppgifter/avtal med låg risknivå, där det mervärdet en jurist kan erbjuda är väldigt lågt. Beslutet om vilka uppgifter verksamheten kan utföra kommer att bero på företagets riskbenägenhet samt nivån av standardisering.

Push out – Det finns två huvudanledningar till att man vill anlita en extern advokatbyrå, om man inte räknar med klientsekretessen:

1. Uppgiften är på en sådan nivå att den måste hanteras av en specialist inom aktuellt rättsområde.

2. Uppgiften är en väl avgränsad uppgift utan större mervärde för företaget, men som ändå måste hanteras av en jurist/advokat. Fördelen med väl avgränsade uppgifter är att man kan hitta alternativa prismodeller då man i förhand vet ungefär hur lång tid uppgiften i fråga borde ta och vilket mervärde den representerar.

Pull in – Även om det inte nödvändigtvis är vad man vill höra, finns det uppgifter som idag utförs av andra än jurister som borde, antingen på grund av effektivitetsskäl eller på grund av säkerhetsskäl, utföras av juristavdelningen.

Digitize it - Idag finns det fler och fler verktyg som kan hjälpa jurister att automatisera vissa uppgifter och den digitala transformationen har nått juristerna.

Stop it – Vissa uppgifter borde helt enkelt inte utföras längre.

Allt detta syftar till att öka effektiviteten hos juristavdelningen samt att säkerställa att man i mesta möjliga mån fokuserar på att utföra de uppgifter där man kan bidra med mest mervärde. Vad som är än mer intressant är att man på så sätt objektivt kan bestämma på vad ens begränsade resurser borde läggas. Om man till exempel får svart på vitt att administrativa uppgifter motsvarar 1,7 heltidstjänster. Uppgifter som idag utförs av seniora jurister, blir valet att rekrytera en assistent enkelt. Inte nog med att en assistent är billigare för ett företag, det frigör också tid för juristerna som därefter kan fokusera på de områden där de verkligen har ett stort mervärde.

I korthet hjälper en detaljerad analys av vad juristavdelningen gör chefsjuristen att kunna:

- Uppskatta vilka resurser som behövs idag.

- Förbättra effektiviteten.

- Planera behovet av resurser vid en förändring/utveckling av verksamheten.

- Ta underbyggda beslut angående resursallokering.

- Presentera objektiva argument angående resursbehov.

-----------------------

Daniel Vamos Fecher, Head of Nordics på managementkonsultbolaget Day One

1 TIDIGARE KOMMENTAR
Bob Lee
22 september 2016 17:52

Inget att invända mot artikelns innehåll. Att döma av rubriken tror man sig kunna få ett numerärt svar men ... För många år sedan kunde vi i advokatbranschen konstatera att brukligt var 1 bolagsjurist per 1 miljard i omsättning. Motsvarande ratio för USA ligger på faktor 10, alltså 10 bolagsjurister per miljard i omsättning. Denna "tumregel" synes alltjämt vara relevant idag.

Anmäl inlägg för olämpligt innehåll

Årets bolagsjurist

Oskar Brandt som är chefsjurist på Izettle har tilldelats utmärkelsen årets bolagsjurist.

Fylgia anställer biträdande jurister

Advokatfirman Fylgia har anställt tre jurister inom kommersiell tech & IP samt miljö- och entreprenadrätt.

57 nya advokater

Styrelsen för Sveriges advokatsamfund antog 57 nya ledamöter vid sitt sammanträde den 11 april. Samtidigt utträdde 22 advokater ur samfundet.

Foto Roland Magnusson

Advokat blir hedersdoktor

Advokaten Johan Eriksson har av Stockholms universitet utsetts till en av 2019 års hedersdoktorer.

Nya domarutnämningar

Regeringen har den 11 april utnämnt åtta nya domare.

Samarbete mot brottslighet granskas

Tolv myndigheter har i flera år lagt ner stora resurser på att bekämpa organiserad brottslighet. Enligt Riksrevisionen har dock styrningen varit otydlig och utan samordning.

Foto Uppsala universitet

Uppsalaforskare får miljonanslag

Juris doktor Moa Lidén får Ragnar Söderberg Postdoctoral Fellow in Law under två år för ett projekt om bevisning i brottmål.

Domstolarna rekryterar

Om några veckor går ansökningstiden ut för den utannonserade tjänsten som justitieråd i Högsta domstolen, men det finns även ett antal andra domstolstjänster runtom i landet att söka just nu.

Wistrand utser ny MP

Efter nio år som managing partner i Göteborg har Martin Wedén lämnat sin post. Lars Thunberg tar över i hans ställe.

Miljonbelopp till forskningsprojekt

Ragnar Söderbergs stiftelse har beviljat forskningsmedel till två projekt i rättsvetenskap vid Stockholms universitet, vid Juridiska institutionen respektive Institutet för social forskning.

Nya delägare i DLA Piper

DLA Piper har utsett advokaterna Mats Eriksson och Magnus Oskarsson till nya delägare från och med 1 maj.

Studie om skatter och mänskliga rättigheter

Vilken koppling finns det mellan skatter, mänskliga rättigheter, jämställdhet och FN:s globala mål för hållbar utveckling? Cristina Trenta har fått forskningsmedel för att bidra med kunskap om skatternas roll för hållbar utveckling.

Foto Ginasanders Dreamstime.com

EU inför nya upphovsrättsregler

EU-parlamentet röstade på tisdagen för kommissionens förslag till nytt upphovsrättsdirektiv.

Datainspektionen granskar vårdgivare

Datainspektionen ska undersöka hur fyra universitetssjukhus, tre stora privata vårdgivare och en nätläkare styr personalens åtkomst till huvudjournalsystemen.

Foto Leif R Jansson/Scanpix

Nytt justitieråd i HD

Stefan Reimer har tillträtt som justitieråd i Högsta domstolen.

Ny managing partner på Vinge i Göteborg

Vinge Göteborg har utsett Anna Palmérus till ny managing partner.

Foto stocksnapper

Nya domare

Regeringen har den 21 mars utnämnt en lagman och tre chefsrådmän.

Nya delägare och advokater till Wåhlin

Advokatfirman Wåhlin har sedan årsskiftet förstärkts med tre nya medarbetare i Göteborg, Malmö och Helsingborg, varav två delägare och en advokat.

Ny delägare i Ramberg

Advokat Camilla Alm-Eriksson började på Ramberg Advokater som delägare den 4 mars.

Foyen rekryterar jurist från hovrätten

Foyen Advokatfirma har rekryterat juristen Erika Stjärnström från Göta hovrätt. Hon ingår i advokatfirmans affärsområde för Entreprenad, skriver Foyen i ett pressmeddelande.

Ny counsel på Delphi

Delphi har rekryterat Elisabeth Werner som counsel och hon kommer närmast från en roll som bolagsjurist på Skanska.

Foto Syda Productions

Tredje tillsyn kring 1177

Datainspektionen genomför en inspektion på plats av Medhelp för att ta reda på företagets roll och ansvar kring sjukvårdsrådgivning via 1177 Vårdguiden.

Nya domarutnämningar

Regeringen har den 14 mars utnämnt sju nya domare.

Praktikerartikel

Användning av mellanliggande bolag och principen om förfarandemissbruk

David Kleist, docent i finansrätt, analyserar två nyligen meddelade domar inom skatterättens område från EU-domstolen.

Foto Dotshock

Så fungerar justitiedepartementet

Justitiedepartementet presenterar en överblick över organisation, ansvarsområden och uppgifter.

Nya advokater

Sveriges advokatsamfund antog 50 nya ledamöter vid sitt sammanträde den 7 mars.

Jag vill ha daglig bevakning av juridiska
nyheter från InfoTorg Juridik.
 
E-post: 
 
 
 
OBS! Om du loggar in kan du lägga upp ett
personligt urval för ditt Nyhetsbrev.
 
Logga in och lägg upp ett Nyhetsbrev.




 
» Logga in automatiskt