Bli kund Annonsera
måndag 18 februari 2019
Mitt i juridiken
Mitt i juridiken
Läs direkt!
Publicerad: 9 september 2016,

Hur många jurister behöver man?

Det är budgettider världen över och chefsjurister avkrävs budgetar av sina företagsledningar. Den tid då juristavdelningar kunde komma undan med att säga att det inte går att förutsäga en juristavdelnings resursbehov kommer inte igen. Det skriver managementkonsulten Daniel Vamos Fecher i en ny praktikerartikel som handlar om att bemanna en juristavdelning och hur ökad effektivitet uppnås.
Daniel Vamos-Fecher

VERKTYG

»
Skriv ut
»
Tipsa en vän
»
Skriv kommentar

Under lång tid har juristavdelningar ansett att budgetprognoser skulle kunna vara en nyttig övning för andra, men att det knappast var något som den juridiska verksamheten borde underkastas. Man har sagt att det skulle vara otroligt komplicerat, för att inte säga omöjligt, att kunna förutsäga en juristavdelnings resursbehov. Den tiden är förbi och chefsjuristen måste numer förbereda och försvara sin egen budget och sina egna prognoser. Hen lyder dessutom under samma motto som alla andra: ”gör mer med mindre” (eller om vi ska vara generösa, gör mer med oförändrad budget).

De frågor man vill ha svar på är:

- Vilka resurser kräver juristavdelningen idag?

- Hur kan man optimera de resurser som används idag för att kunna göra mer med mindre?

- Vilka resurser kommer den att kräva imorgon om affärsverksamheten utvecklas?

För att kunna mäta en juristavdelnings behov krävs det först och främst att man vet precis vilka arbetsuppgifter som utförs, först därefter kommer frågan om hur utförandet av dessa uppgifter kan optimeras.

Ökad effektivitet uppnås genom en detaljerad analys av arbetet som görs. Analysen bör utföras både utifrån vem som utför uppgiften, samt vilka verktyg det finns för att effektivisera dess utförande.

Vilka resurser behöver din juristavdelning idag?

När en VD frågar sin chefsjurist om exakt hur många jurister som företaget behöver är det ofta svårt för chefsjuristen att ge ett rakt svar, särskilt om VD:n kräver att man ska kunna underbygga svaret med en objektiv analys. Därför är det första steget när man vill optimera sin juristavdelning att kartlägga vad som idag utförs av juristavdelningen.

Konkret gäller det att börja med de stora ansvarsområden en juristavdelning har, från avtalsförhandling till juridisk rådgivning, via det administrativa eller tvisterelaterade arbetet. När man väl har klart för sig inom vilka olika områden juristavdelningen ingriper, måste man ta reda på volymen: hur många distributionsavtal, tvister, uppköp och sammanslagningar förekommer. Sedan bryter man ned varje typ av uppgift i olika ”mikro-uppgifter”. Vi har sett fall där ett distributionsavtal innefattar fler än 70 ”mikro-uppgifter” som exempelvis bokning av telefonmöte och strategimöte med internklient. Därefter gäller det att uppskatta den tid det tar att genomföra ”mikro-uppgiften” i de fall den är enkel, samt den tid det tar att genomföra då den är komplex.

Detta arbetskrävande moment är väl värt mödan då man efteråt vet exakt hur många heltidstjänster det krävs för att utföra arbetet juristavdelningen idag utför. Det ger också chefsjurister möjligheten att göra uppskattningar inför framtiden i samklang med sina internklienters affärsplaner 2-3 år framåt i tiden.

Optimering av resurser

Det är inte förrän man vet exakt vilka uppgifter som utförs som man kan börja reflektera över hur de kan optimeras. För varje uppgift borde man därför ställa sig frågorna: ”Vem utför uppgiften idag och med vilka verktyg?” och ”Vem borde utföra uppgiften imorgon och med vilka verktyg?”

Här nedan är en lista på olika strategier för att säkerställa att uppgifterna utförs så effektivt som möjligt.

Push down – Uppgiften är av en sådan natur att den borde delegeras, antingen till en mindre erfaren jurist, eller till en paralegal/assistent.

Push away – Många uppgifter skulle med rätt verktyg såsom standardavtal, förbestämda tröskelvärden och utbildningar kunna utföras av verksamheten själva. Det handlar om uppgifter/avtal med låg risknivå, där det mervärdet en jurist kan erbjuda är väldigt lågt. Beslutet om vilka uppgifter verksamheten kan utföra kommer att bero på företagets riskbenägenhet samt nivån av standardisering.

Push out – Det finns två huvudanledningar till att man vill anlita en extern advokatbyrå, om man inte räknar med klientsekretessen:

1. Uppgiften är på en sådan nivå att den måste hanteras av en specialist inom aktuellt rättsområde.

2. Uppgiften är en väl avgränsad uppgift utan större mervärde för företaget, men som ändå måste hanteras av en jurist/advokat. Fördelen med väl avgränsade uppgifter är att man kan hitta alternativa prismodeller då man i förhand vet ungefär hur lång tid uppgiften i fråga borde ta och vilket mervärde den representerar.

Pull in – Även om det inte nödvändigtvis är vad man vill höra, finns det uppgifter som idag utförs av andra än jurister som borde, antingen på grund av effektivitetsskäl eller på grund av säkerhetsskäl, utföras av juristavdelningen.

Digitize it - Idag finns det fler och fler verktyg som kan hjälpa jurister att automatisera vissa uppgifter och den digitala transformationen har nått juristerna.

Stop it – Vissa uppgifter borde helt enkelt inte utföras längre.

Allt detta syftar till att öka effektiviteten hos juristavdelningen samt att säkerställa att man i mesta möjliga mån fokuserar på att utföra de uppgifter där man kan bidra med mest mervärde. Vad som är än mer intressant är att man på så sätt objektivt kan bestämma på vad ens begränsade resurser borde läggas. Om man till exempel får svart på vitt att administrativa uppgifter motsvarar 1,7 heltidstjänster. Uppgifter som idag utförs av seniora jurister, blir valet att rekrytera en assistent enkelt. Inte nog med att en assistent är billigare för ett företag, det frigör också tid för juristerna som därefter kan fokusera på de områden där de verkligen har ett stort mervärde.

I korthet hjälper en detaljerad analys av vad juristavdelningen gör chefsjuristen att kunna:

- Uppskatta vilka resurser som behövs idag.

- Förbättra effektiviteten.

- Planera behovet av resurser vid en förändring/utveckling av verksamheten.

- Ta underbyggda beslut angående resursallokering.

- Presentera objektiva argument angående resursbehov.

-----------------------

Daniel Vamos Fecher, Head of Nordics på managementkonsultbolaget Day One

1 TIDIGARE KOMMENTAR
Bob Lee
22 september 2016 17:52

Inget att invända mot artikelns innehåll. Att döma av rubriken tror man sig kunna få ett numerärt svar men ... För många år sedan kunde vi i advokatbranschen konstatera att brukligt var 1 bolagsjurist per 1 miljard i omsättning. Motsvarande ratio för USA ligger på faktor 10, alltså 10 bolagsjurister per miljard i omsättning. Denna "tumregel" synes alltjämt vara relevant idag.

Anmäl inlägg för olämpligt innehåll

Nya domarutnämningar

Vid sitt senaste sammanträde har regeringen utnämnt sex nya domare.

Försök med snabb-förfarande i brottmål

Sedan januari 2018 pågår i norra Stockholm en försöksverksamhet för att snabbare kunna utreda och lagföra vissa typer av brott. Försöket utvidgas nu till att också omfatta unga lagöverträdare under 18 år..

Foto Europeiska unionens domstol

Fyra kandidater kvar till EU-domartjänst

Av nio kvalificerade sökande till tjänsten som svensk domare i EU-domstolen i Luxemburg efter Carl Gustav Fernlund, har Domarnämnden nu beslutat att kalla fyra till intervju.

Nordia utser ny delägare

Carl-Johan Allansson har valts in som delägare i Nordia med start den första januari.

DI leder arbete med nya EU-riktlinjer

Datainspektionen kommer att leda arbetet med att ta fram nya EU-riktlinjer för tolkning av begreppen personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde och deras respektive skyldigheter.

Foto MRR-photography

53 nya advokater

Sveriges advokatsamfund antog 53 nya ledamöter vid sitt sammanträde den 24 januari.

Foyen rekryterar inom miljörätt

Foyen Advokatfirma har anställt bolagsjurist Tomas Fjordevik från Swedavia AB. Han ingår i advokatfirmans affärsområde för Mark och Miljö.

Juristmässan för Göteborgs studenter

När Gaius arbetsmarknadsmässa för jurister ägde rum på Handelshögskolan i Göteborg stod mingel med ett 70-tal utställare, spännande föreläsare och flera event på schemat.

DLA Piper nyanställer

Byrån rekryterar advokaterna Mikael Moreira och Björn Rustare som kommer att fokusera på transaktioner och avtal inom teknologisektorn samt arbetsrätt.

Foto Wavebreakmedia

Nya domare

Regeringen har den 24 januari utnämnt fyra nya domare.

Ny delägare i Wigge & Partners

Wigge & Partners expanderar med rekrytering av advokat Frida Sander som ny delägare.

Foto © Gunold Brunbauer | Dreamstime.com

Ny svensk domare i Europadomstolen

Europarådets parlamentariska församling har valt Erik Wennerström till ny svensk domare i Europadomstolen i Strasbourg.

Så mycket tjänar bolagsjuristerna

En undersökning med lönestatistik för bolagsjurister i Sverige har presenterats. Ur ett generellt perspektiv är lönerna lika oavsett kön. Nytt för i år är att en mer ingående analys av chefsjuristerna gjorts.

Två domare utnämnda

Regeringen har den 17 januari utnämnt två nya kammarrättsdomare.

Foto Ilya Andriyanov

Ny brottsstatistik

Brottsförebyggande rådets preliminära statistik över anmälda brott 2018 visar en ökning av antalet anmälda våldtäkter men en stor minskning av antalet anmälda bostadsinbrott.

Danowskydelägare startar ny byrå

Den 1 januari startade L&L Advokatbyrå som är grundad av fyra advokater från Danowsky & Partners.

Viss ökning av disciplinanmälningar

Antalet disciplinanmälningar mot advokater 2018 var något större än 2017. Den långsiktiga trenden är dock att anmälningarna blir färre, trots att antalet advokater ökar. Det framgår av ny statistik från Advokatsamfundet.

Foto Stockholms universitet

Högst antal sökande på juristprogrammet

Efter urval två till vårterminen 2019 har totalt 18.525 personer antagits till utbildningar vid Stockholms universitet. Populärast var juristprogrammet.

Jag vill ha daglig bevakning av juridiska
nyheter från InfoTorg Juridik.
 
E-post: 
 
 
 
OBS! Om du loggar in kan du lägga upp ett
personligt urval för ditt Nyhetsbrev.
 
Logga in och lägg upp ett Nyhetsbrev.




 
» Logga in automatiskt