Nick Jarett-Kerr, Rowena Stent och Juliet Humphries

Helena Hallgarn och Ann Björk på VQ

Reidar Gjersvik på Thommessen

Hanna Munter på Bird & Bird

Magnus Sundqvist på Ernst & Young

Ledarskapskonsulten Carl-Henrik Lange

Kommunikatören Jenny Axäll

Christine Kirchberger, Stockholms universitet

VERKTYG

»

Tipsa en vän

E-postadress att skicka till
Ditt namn
Skicka

Helena Hallgarn och Ann Björk hann bara precis grundat VQ i våras innan de började ringa runt och boka talare till konferensen om knowledge management. Med de kostnaderna var det ett riskspel som dock visade sig gå hem. Ett 50-tal deltagare och därtill sponsorer på Grand Hotel i torsdags och fredags i förra veckan förde evenemanget i hamn. Tidigare har svenska KM-anställda tvingats åka ut i Europa för att hämta inspiration men nu kunde den första konferensen hållas i Sverige. Alla stora advokatbyråer var representerade och de har mycket att fundera på när de kommer tillbaka till kontoret i dag måndag. Infotorg fungerade som mediepartner

Det engelska fokuset första dagen anslog en ton av medvetenhet om tuffare affärsklimat. Nick Jarret-Kerr, den störste stjärnan på konferensen, som arbetar som managementkonsult och rådgivare till avokatbyråer över hela världen kunde vittna om hårdare konkurrens, pressade priser, finanskrisens påverkan och behovet av nya affärsmodeller och nya strategier.

Han beskrev tio rådande trender som kräver nytänkande. Allt kanske inte går att applicera på svenska byråer och frågan är till exempel hur hans tal om branding, att stärka varumärkena, ska gå ihop med den lågmälda ton byråerna har i dag. Vi fick också se exempel på nya prismodeller som kan vara svåra att smälta för det timprisorienterade Sverige.

Mer effektiv

Caroline Malm på Gartner talade bland annat om hur man ska ta hand om all oändlig information som möter KM-avdelningen.

Janet Day på Berwin Leighton Paisner i London med sina 1500 medarbetare representerade IT-perspektivet. Hon kom in på dels hur man kan bli mer effektiv med hjälp av IT och hur IT kan bidra till nya innovativa sätt att stödja klienterna.

Lisa Göransson på Nordendelen av Allen & Overy talade om kostnadseffektiv juridisk service och olika prismodeller, hela elva stycken om jag inte räknade fel. Ett påstående som säkert fick en och annan åhörare att sätta i halsen var att 80 procent av det som unga biträdande jurister gör på affärsjuridiska byråer inte kräver juridisk utbildning. Hon avslutade med ett citat av John F. Kennedy som kunde stå som överskrift för hela konferensen: ”Change is the law of life. And those who look only to the past or present are certain to miss the future”.

Juliet Humphries, chef för knowledge and learning på Bird & Bird talade om trender inom KM och vart KM är på väg. David Fitch fortsatte sedan på torsdagseftermiddagen med sitt perspektiv som ansvarig för KM-avdelningen på Simmons & Simmons och inskärpte att KM inte är en informationsteknologi men att IT är ett verktyg som ger många möjligheter för respektive byrå.

Ledarskap och kommunikation

Rowena Stent, jurist på BAE Systems, talade om klientens förväntningar på advokatbyråer och KM-arbete i ljuset av detta.

När vi nu hade förstått vilka utmaningar som väntar KM-avdelningarna i Sverige var det dags att under dag två få verktygen och inspirationen att ta sig igenom dessa. Därför hade ledarskapscoachen Car-Henric Lange och kommunikationskonsulten Jenny Axäll på JG Communiation bjudits in som friska fläktar in i den juridiska världen. ”Bra är det bästas största fiende” sa Lange och syftade på alla dem på företagen som är nöjda med det rådande läget och inte vill förändra. Han präntade in orden veta, göra och vara för att illustrera vad som krävs för att ta sig igenom förändringar. Lange utgick mer eller mindre från det förhållandet att ledningen ska få med sig de anställda i förändringar. Han hade dock inte någon större erfarenhet från advokatbyråer där man säljer något så udda som juridisk rådgivning och dessutom kan ha svårt att enas delägare emellan.

- Ofta är det ju ledningen själv som måste övertygas, påpekade en av åhörarna.

- Då är det viktigt att paketera informationen rätt för att kunna påverka delägaren, kommenterade Lange.

Göra rätt saker

Jenny Axäll talade också om man får med sig medarbetare. Hon uppehöll sig en del vid vikten att få medarbetarna att lägga tid på at göra rätt saker. Hon menade att det gäller att tydliggöra visioner så att medarbetarna vet vad som gäller och undvika detaljstyrning vilket utgör en ständig tidstjuv. När det gäller kommunikation gentemot klienter sa Axäll att de upplever professionalitet om det ges en samstämmig bild av företaget.

Magnus Sundqvist på Ernst & Young berättade om deras KM-arbete som hunnit betydligt längre än de flesta advokatbyråer. Här betonas vikten av kundfokus och att lära känna både kunden och branschen. Som ett led i detta kartläggs till exempel både Ericsson och hela telekombranschen. Medarbetarna specialiserar sig och eftersom Ernst & Young finns i 140 länder kan de i ett slags internt Facebook delge sina kunskaper till varandra och dessutom har ett slags Wikipedia byggts upp. Problemet är dock att medarbetarna inte är så flitiga som de borde att fylla på med information.

- De är betydligt svårare att få svenskar än amerikaner att medverka. Här är revisorer rädda att göra fel.

Reidar Gjersvik Knowledge Manager på Thommessen i Norge, berättade om hur man får medarbetarna att bi kreativa och innovativa. Han informerade om ett projekt för att ta fram idéer som byrån deltar i tillsammans med flera norska storföretag. Han tröstade församlingen med att det inte behöver röra sig om stora revolutionerande idéer utan det kan handla om små förändringar i vardagen. Och det gör inget at man misslyckas ibland.

- Vi brukar fira stora nederlag bara för att visa att vi tog en chans.

Standardiserade dokument

Därefter var det dags för Helena Hallgarn och Ann Björk att lansera en svensk världspremiär. De har tillsammans med Bolagsrätt Sundsvall tagit fram standardiserade dokument som med bara några få inmatningar ger exempelvis komplett ifyllda blanketter vid nyemissioner. Det som i dag tar en biträdande jurist flera timmar kan gå på tio minuter.

Därefter var det dags för Christine Kirchberger, doktorand i rättsinformatik på Stockholms universitet att tala om de nya KM-rollerna där hon orienterade oss i sociala medier och sökmotorer. Hon pekade dock på fallgropar som hennes studenter uppväxta med Google redan faller i. De litar alltför mycket på informationen trots att till exempel bara 6 procent av världens webbsidor söks igenom av Google.

- Bara för att man kan få fram dokument betyder inte det att man kan söka.

Christine Kirchberger berättade om studenter vars källor ibland kan spåras till mycket grumliga arbeten på andra sidan jordklotet och vars trovärdighet starkt kan ifrågasättas.

Man måste ha riktiga källor i juridiska sammanhang. Det går inte bara att hitta på eller hänvisatill vad som helst.

När det gäller wikipedia förordar Christine Kirchberger interna wikisar där kvalificerad personal tillför kunskaper. Men överlag ser Christine Kirchberger positivt på de nya medierna.

- Mycket kommunikation är textbaserad vilket är bra. Man kan gå tillbaka i en mailväxling exempelvis för att minnas exakt vad som sades. Det gick inte tidigare.

Hanna Munter, knowledge manager på tioårsjubilerande Bird & Birds Stockholms-kontor, berättade bland annat om hur byrån slagit ihop KM-arbetet med learning-delen vilket varit positivt för byrån.

Nu hoppas förstås deltagarna på att KM-konferensen ska bli en årligen återkommande tradition. Det vågade dock inte Ann Björk och Helena Hallgarn lova.