Bli kund Annonsera
måndag 18 november 2019
Mitt i juridiken
Mitt i juridiken
Läs direkt!
Publicerad: 9 september 2016,

Hur många jurister behöver man?

Det är budgettider världen över och chefsjurister avkrävs budgetar av sina företagsledningar. Den tid då juristavdelningar kunde komma undan med att säga att det inte går att förutsäga en juristavdelnings resursbehov kommer inte igen. Det skriver managementkonsulten Daniel Vamos Fecher i en ny praktikerartikel som handlar om att bemanna en juristavdelning och hur ökad effektivitet uppnås.
Daniel Vamos-Fecher

VERKTYG

»
Skriv ut
»
Tipsa en vän
»
Skriv kommentar

Under lång tid har juristavdelningar ansett att budgetprognoser skulle kunna vara en nyttig övning för andra, men att det knappast var något som den juridiska verksamheten borde underkastas. Man har sagt att det skulle vara otroligt komplicerat, för att inte säga omöjligt, att kunna förutsäga en juristavdelnings resursbehov. Den tiden är förbi och chefsjuristen måste numer förbereda och försvara sin egen budget och sina egna prognoser. Hen lyder dessutom under samma motto som alla andra: ”gör mer med mindre” (eller om vi ska vara generösa, gör mer med oförändrad budget).

De frågor man vill ha svar på är:

- Vilka resurser kräver juristavdelningen idag?

- Hur kan man optimera de resurser som används idag för att kunna göra mer med mindre?

- Vilka resurser kommer den att kräva imorgon om affärsverksamheten utvecklas?

För att kunna mäta en juristavdelnings behov krävs det först och främst att man vet precis vilka arbetsuppgifter som utförs, först därefter kommer frågan om hur utförandet av dessa uppgifter kan optimeras.

Ökad effektivitet uppnås genom en detaljerad analys av arbetet som görs. Analysen bör utföras både utifrån vem som utför uppgiften, samt vilka verktyg det finns för att effektivisera dess utförande.

Vilka resurser behöver din juristavdelning idag?

När en VD frågar sin chefsjurist om exakt hur många jurister som företaget behöver är det ofta svårt för chefsjuristen att ge ett rakt svar, särskilt om VD:n kräver att man ska kunna underbygga svaret med en objektiv analys. Därför är det första steget när man vill optimera sin juristavdelning att kartlägga vad som idag utförs av juristavdelningen.

Konkret gäller det att börja med de stora ansvarsområden en juristavdelning har, från avtalsförhandling till juridisk rådgivning, via det administrativa eller tvisterelaterade arbetet. När man väl har klart för sig inom vilka olika områden juristavdelningen ingriper, måste man ta reda på volymen: hur många distributionsavtal, tvister, uppköp och sammanslagningar förekommer. Sedan bryter man ned varje typ av uppgift i olika ”mikro-uppgifter”. Vi har sett fall där ett distributionsavtal innefattar fler än 70 ”mikro-uppgifter” som exempelvis bokning av telefonmöte och strategimöte med internklient. Därefter gäller det att uppskatta den tid det tar att genomföra ”mikro-uppgiften” i de fall den är enkel, samt den tid det tar att genomföra då den är komplex.

Detta arbetskrävande moment är väl värt mödan då man efteråt vet exakt hur många heltidstjänster det krävs för att utföra arbetet juristavdelningen idag utför. Det ger också chefsjurister möjligheten att göra uppskattningar inför framtiden i samklang med sina internklienters affärsplaner 2-3 år framåt i tiden.

Optimering av resurser

Det är inte förrän man vet exakt vilka uppgifter som utförs som man kan börja reflektera över hur de kan optimeras. För varje uppgift borde man därför ställa sig frågorna: ”Vem utför uppgiften idag och med vilka verktyg?” och ”Vem borde utföra uppgiften imorgon och med vilka verktyg?”

Här nedan är en lista på olika strategier för att säkerställa att uppgifterna utförs så effektivt som möjligt.

Push down – Uppgiften är av en sådan natur att den borde delegeras, antingen till en mindre erfaren jurist, eller till en paralegal/assistent.

Push away – Många uppgifter skulle med rätt verktyg såsom standardavtal, förbestämda tröskelvärden och utbildningar kunna utföras av verksamheten själva. Det handlar om uppgifter/avtal med låg risknivå, där det mervärdet en jurist kan erbjuda är väldigt lågt. Beslutet om vilka uppgifter verksamheten kan utföra kommer att bero på företagets riskbenägenhet samt nivån av standardisering.

Push out – Det finns två huvudanledningar till att man vill anlita en extern advokatbyrå, om man inte räknar med klientsekretessen:

1. Uppgiften är på en sådan nivå att den måste hanteras av en specialist inom aktuellt rättsområde.

2. Uppgiften är en väl avgränsad uppgift utan större mervärde för företaget, men som ändå måste hanteras av en jurist/advokat. Fördelen med väl avgränsade uppgifter är att man kan hitta alternativa prismodeller då man i förhand vet ungefär hur lång tid uppgiften i fråga borde ta och vilket mervärde den representerar.

Pull in – Även om det inte nödvändigtvis är vad man vill höra, finns det uppgifter som idag utförs av andra än jurister som borde, antingen på grund av effektivitetsskäl eller på grund av säkerhetsskäl, utföras av juristavdelningen.

Digitize it - Idag finns det fler och fler verktyg som kan hjälpa jurister att automatisera vissa uppgifter och den digitala transformationen har nått juristerna.

Stop it – Vissa uppgifter borde helt enkelt inte utföras längre.

Allt detta syftar till att öka effektiviteten hos juristavdelningen samt att säkerställa att man i mesta möjliga mån fokuserar på att utföra de uppgifter där man kan bidra med mest mervärde. Vad som är än mer intressant är att man på så sätt objektivt kan bestämma på vad ens begränsade resurser borde läggas. Om man till exempel får svart på vitt att administrativa uppgifter motsvarar 1,7 heltidstjänster. Uppgifter som idag utförs av seniora jurister, blir valet att rekrytera en assistent enkelt. Inte nog med att en assistent är billigare för ett företag, det frigör också tid för juristerna som därefter kan fokusera på de områden där de verkligen har ett stort mervärde.

I korthet hjälper en detaljerad analys av vad juristavdelningen gör chefsjuristen att kunna:

- Uppskatta vilka resurser som behövs idag.

- Förbättra effektiviteten.

- Planera behovet av resurser vid en förändring/utveckling av verksamheten.

- Ta underbyggda beslut angående resursallokering.

- Presentera objektiva argument angående resursbehov.

-----------------------

Daniel Vamos Fecher, Head of Nordics på managementkonsultbolaget Day One

1 TIDIGARE KOMMENTAR
Bob Lee
22 september 2016 17:52

Inget att invända mot artikelns innehåll. Att döma av rubriken tror man sig kunna få ett numerärt svar men ... För många år sedan kunde vi i advokatbranschen konstatera att brukligt var 1 bolagsjurist per 1 miljard i omsättning. Motsvarande ratio för USA ligger på faktor 10, alltså 10 bolagsjurister per miljard i omsättning. Denna "tumregel" synes alltjämt vara relevant idag.

Anmäl inlägg för olämpligt innehåll
Foto Mikael Risedal

Lundensare bästa student i affärsjuridik

Årets upplaga av Business law challenge lockade många av landets juriststudenter. I finalen korades Marielle Larsson vid Lunds universitet till vinnare och tog hem titeln Business law student of the year.

Ny generaldirektör utsedd för Brå

Regeringen har utsett Kristina Svartz till ny generaldirektör för Brottsförebyggande rådet.

Ny VD på Delphi i Göteborg

Advokatfirman Delphi har utsett Annelie Liljeqvist till VD på sitt Göteborgskontor. 

Foto Stuart Miles

Offentlig sektor bättre på att anmäla incidenter

Datainspektionens rapport visar att anmälda personuppgiftsincidenter mellan januari och september har ökat med närmare 30 procent jämfört med samma period förra året.

24 nya advokater

Styrelsen för Sveriges advokatsamfund antog 24 nya ledamöter vid sitt sammanträde den 7 november.

Foto stocksnapper

Fem domare utnämnda

Regeringen har 7 november utnämnt fem nya domare.

Granskning av brottsbekämpande myndigheter klar

Datainspektionen har granskat den förteckning som brottsbekämpande myndigheter måste ha över register och behandling av personuppgifter som omfattas av brottsdatalagen.

Nystartad skattebyrå

Ett antal namnkunniga skatteexpertar har gått samman och bildat skattebyrån Unum Tax.

Foto EU-domstolen

Svensk och finsk EU-domare på plats

Efter att de båda utsetts tidigare i år har nu Sveriges och Finlands domare tillträtt i EU-domstolen i Luxemburg.

Nya domare

Regeringen har den 31 oktober utnämnt tre nya rådmän.

Datainspektionen utökar granskning

Nu utökas granskningen av hur företag använder samtycke för att samla in personuppgifter. Datainspektionen inleder tillsyn av ytterligare bolag.

Foto © tomloel

Ansträngt läge i migrationsdomstolarna

Migrationsdomstolarnas balanser väntas enligt Domstolsverket öka de kommande åren och målen kommer fortsatt ta mycket lång tid att avgöra.

Advokater till nystartad fullservicebyrå

Ett tjugotal jurister bildar Astra Advokater med fokus på affärsjuridik, affärsprocess, affärsrelaterad straffrätt och skatterätt.

Foto Advokatfirman Vinge

Prisas för insatser inom advokatyrket

Advokatsamfundets pris för framstående insatser inom advokatyrket tilldelas Maria-Pia Hope på Vinge för hennes engagemang inom ledarskap och jämställdhetsfrågor.

Foto Linköpings Universitet

Affärsjuridiska program firar 25 år

Linköpings universitet har firat de affärsjuridiska programmens 25-årsjubileum med föreläsningar, forskningsevent och sociala aktiviteter.

Polisen får använda ansiktsigenkänning

Datainspektionen bedömer att polisens tänkta användning av ansiktsigenkänning är laglig men uppmanar polisen att slå fast hur länge uppgifterna från ansiktsigenkänningen får sparas.

Foto © Hans Joachim Roy | Dreamstime.com

Polisens misstanke-register granskas

Datainspektionen ska kontrollera om uppgifter om personer som inte längre är misstänkta tas bort från polisens misstankeregister.

Åklagaren överklagar inte dom om polisskott

Stockholms tingsrätt frikände tre poliser som var åtalade i samband med att en 20-årig man sköts till döds och åklagaren väljer att inte överklaga domen.

Jag vill ha daglig bevakning av juridiska
nyheter från InfoTorg Juridik.
 
E-post: 
 
 
 
OBS! Om du loggar in kan du lägga upp ett
personligt urval för ditt Nyhetsbrev.
 
Logga in och lägg upp ett Nyhetsbrev.




 
» Logga in automatiskt